OUTomat Mailinggenerator

Lösung zur einfachen Erstellung
von Serienanschreiben

(Fast) tägliche Herausforderung: Serienbrief

Viele Druckzentren stehen vor der Herausforderung, Serienanschreiben für ihre internen und externen Kunden zu produzieren. Der Produktionsprozess dieser aufbereiteten Daten gehört dabei zum täglichen Kerngeschäft.

Die Erstellung der Serienanschreiben aus den von den Kunden bereitgestellten Informationen und Dateien gestaltet sich jedoch häufig zeitintensiv und die Kommunikation ist nicht abgestimmt.

Bis zum Vorliegen eines abgestimmten Musters, welches den maschinellen Anforderungen des Druckzentrums und den gestalterischen Anforderungen der Kunden entspricht vergehen häufig viele iterative Prozesse.

Mailinggenerator der edatasystems GmbH

Eine Lösung zur einfachen Erstellung von Serienbriefen bietet der Einsatz des OUTomat Mailinggenerators. Der Mailinggenerator des OUTomaten fungiert als Schnittstelle zwischen Serienbriefersteller und Druckzentrum. Dabei übernimmt er die einfache Erstellung serieller Nachrichten. Über eine intuitive leicht bedienbare Schnittstelle können angebundene Kunden ihre Serienanschreiben konfigurieren, prüfen und freigeben. Die Schnittstelle wird dabei als cloudbasierte Lösung zur Verfügung gestellt.

Für auftauchende Fragen und Probleme stehen Erklär-Videos, eine Hotline oder ein Ticketsystem zur Verfügung. Das Druckzentrum erhält die freigegebenen Daten abgestimmt zur weiteren Verarbeitung und diese können fließend in den Produktionsprozess übernommen werden. Auf Wunsch erfolgt auch die DV-Freimachung der Serienanschreiben im Mailinggenerator.

Funktionsübersicht Mailinggenerator

Funktionen des Mailinggenerators im Detail

Nach der Anmeldung im Mailinggenerator können die authorisierten Kunden zunächst ihren individuellen Briefbogen mit Briefkopf, Fußzeile und Logo gestalten. Die so erstellten Briefbögen können als Vorlagen für spätere Serienanschreiben gespeichert werden.

Im nächsten Schritt lädt der Kunde seine Excel/ CSV Datei zur weiteren Verwendung hoch.

Anhand des zu versendenden Worddokuments und der personalisierten Daten in der Excel-/ CSV-Datei legt der Kunde das später in Serie zu befüllende Template an. Die Anlage des Templates ist dabei über eine intuitive GUI einfach konfigurierbar.

Abschließend wird dem Kunden ein Muster des späteren Serienbriefes angezeigt. Anhand dieses Musters erfolgt die Prüfung durch den Kunden. Sollte dieser Beanstandungen haben, so hat er im Mailinggenerator die Möglichkeit, das Template zu verändern.
Nach Freigabe durch den Kunden werden die Daten in den Produktionsprozess übergeben.

Zusatzfunktion: Serienbriefe per Knopfdruck abrechnen

Für die verursachungsgerechte Abrechnung von Serienbriefen an interne und externe Kunden müssen sowohl die Mengengerüste als auch die Kostenpositionen bekannt sein.
Der Mailinggenerator ermittelt dabei automatisiert die verschiedenen Mengeninformationen und stellt diese als Report oder per Schnittstelle bereit.

Darüber hinaus ist es möglich, den Mengengerüsten im Mailinggenerator Kostenpositionen zuzuordnen, so dass eine vollständige Rechnungsinformation bereitgestellt werden kann.

Die Abrechnungsfunktion des Mailinggenerators wird dabei so eingesetzt, dass sie die optimale Unterstützung im Abrechnungssystem des Kunden gewährleistet.

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